Gérez vos emails @mondomaine.com avec Gmail

L’article sur les noms de domaines vous a montré comment acheter un nom de domaine du type monentreprise.com pour quelques euros par an seulement. Il vous faut maintenant créer un email professionnel pour vous et vos collaborateurs du type francois.misslin@monentreprise.com ou francois@monentreprise.com, le tout gratuitement si possible. Il existe pour cela de nombreuses solutions proposées par votre hébergeur. Leur problème est que le compte email est ensuite souvent rustique et difficile à utiliser. Ne pourrais-je pas gérer mes emails avec Gmail comme je le fais pour mon compte perso ? C’est ce que je vais vous montrer dans cet article.

1. Créer un compte Google App

Il est possible de gérer ses emails professionnels avec Gmail en utilisant le service Google App, dont une version gratuite est limitée à dix utilisateurs puis 5$ par utilisateur supplémentaire (cf. grille des tarifs). Pour créer votre compte gratuit, suivez ce lien.

UPDATE 20/02/2013 : il n’est maintenant plus possible d’utiliser Google App gratuitement. Vous devez créer un compte pro à 5$/utilisateur/an…

2. Une fois votre compte créé, liez-le à votre nom de domaine

Vous pouvez suivre et ajouter des noms de domaines depuis l’onglet « Paramètres du domaine » -> « Nom de domaine ».

On vous demandera ensuite de valider votre nom de domaine. Cette manipulation est un peu technique et nécessite de vous connecter à votre « registrar » (le vendeur de votre nom de domaine, pour ma part Ovh) et allez sur votre domaine.

Cliquez sur « Zone DNS »

Une fois dans votre zone DNS, cliquez maintenant sur « Type TXT ».

Complétez le champ avec la valeur que google vous a donné et validez.

La validation par Google prend ensuite quelques minutes. Google propose aussi d’autres méthodes pour valider un nom de domaine. Cette même manipulation est aussi demandée pour créer un compte Google pour Webmaster et suivre le positionnement de votre site dans ses résultats de recherche ou un compte Google Analytics pour avoir des statistiques sur votre site.

3. Une fois le domaine lié à Google, changez vos serveurs MX chez votre hébergeur

La deuxième manipulation plus technique est de lier les serveurs emails de votre domaine à Google. Ces serveurs sont appelés serveurs MX. Google vous demande d’enregistrer ses serveurs MX à la place de ceux de votre hébergeur et vous donne quelques instructions.

Pour cela revenez à votre Zone DNS.

Supprimez tous les champs MX existants en appuyant sur la croix rouge.

Ajoutez les 5 champs MX que Google vous donne

La priorité n’est pas la même chez moi que celle donnée par Google car sur OVH, il n’y a pas 10, 20, 30, 50 mais 1, 5, 10, 50. Cela ne m’a jamais posé de problèmes.

4. Ajoutez des utilisateurs à votre domaine

Il est possible de lier plusieurs domaines à votre compte Google App. Maintenant, il faut faut créer les différents comptes de vos collaborateurs.

Allez dans « Organisation et Utilisateurs » et ajoutez les comptes.

5. Se connecter sur ces compte comme un autre compte Gmail

Pour vous connecter, il vous suffit maintenant de mettre comme nom d’utilisateur votre compte complet avec le domaine : francois@monentreprise.com et le tout est joué.

Vous pouvez maintenant ajouter ce compte sur votre smartphone ou créer des calendriers, des contacts des documents Google comme sur votre compte perso. Dans un prochain article, je vous montrerai comment faire des choses avancées comme :

– s’en sortir si vous avez 10 comptes emails différents sur toutes vos sociétés et sites grâce aux filtres et aux redirections de mails
– créer des adresses du type contact@monentreprise.com  qui ne sont liées non pas un à compte mais redirigent les mails à plusieurs comptes

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